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商会财务制度

  • 淮安商会财务管理制度

     

    为保证商会工作的正常进行,合理使用商会的资金提高商会资金的使用效率和透明度,依据取之于会员,用之于会员的原则,结合本商会的实际情况,特制定本制度: 

    一、会费收入管理

    1、商会在农业银行设立一个基本户作为商会收支的专用账户。

    2、商会会员交纳会费,可以以电汇的方式汇入商会的专用账户,会员汇款后将电汇凭证交到商会综合办,财务人员在核实会费到帐后,给交款人开具财务收据,电汇凭证留商会财务做帐;

    3、现款或网上银行转帐交纳会费的,财务人员在确认收到会员的会费后,开具财务收据,一联给交款人,一联留存做帐。收到会员交纳的现款后,财务人员必须在二天内将现金存入商会专用账户内。

    二、商会资金使用原则

    1、商会经费主要用于商会活动和商会日常办公费用,人员工资、补贴,以及按照本会章程开展的各项活动等支出。严禁个人和企业将商会会费以任何形式占有(借贷、炒股、转让)或挪用,不得向任何单位出借本会资金。经费可用来进行低风险的投资,投资金额和投资方向由常务理事会决定。

    2、商会经费的使用一定要精打细算,厉行节约,合理规范。与企业相关的接待沟通,原则上由相关企业承担接待费。

    3、商会资产为会员共有财产,依照国家和社团主管机关有关规定及本会章程进行管理,任何个人和单位不得侵占、私分和挪用。

    4、严格遵守财经纪律,接受商会常务理事会的日常检查、监督、审计。

    三、经费使用范围

    1、日常办公费,包括办公用品费、文印费、书报费、邮电费、电话费、出版会刊及印刷费、各种咨询费、律师费、服务费、广告费、房租费、水电费等开支;
        2、会务费及商会活动费,包括会员大会、(常务)理事会、商会举办各种会议以及讲座、经验交流会等活动所发生的费用;
        3、商会秘书的工资、保险、补贴、福利费及个人通讯费等(具体金额的确定和调整由秘书长提出建议方案,报常务理事会审定后执行)。
        4、差旅费;
        5、社会捐献、赞助等慈善事业活动所发生的费用;
        6、接待费包括领导和来宾的“迎来送往”的接待、礼品等支出;

    7、商会为会员服务的各项活动和各项工作的支出,与商会有关的其他正常开支。

        四、费用预算

    1、正常办公费用:每年做出一次预算。包括日常办公费、商会秘书的工资福利费用、接待费等。 
      2、活动专项费用:每年做出一次计划并分别做出专项预算。包括各种会议、讲座、经验交流会等的会务费、接待费及其它各种活动费用等。

    3、重大开支(1万元以上)费用:须事先编制预算。包括固定资产购置的耐用品、非计划性的大型活动(组团业务考察等)、社会捐资和赞助等较大支出。

    4、以上预算须提交常务理事会审定。

    五、费用报销审批流程

    (一)例行开支及单项开支金额在2000元以下(含2000元)的审批程序:综合办制作“报销凭证”→秘书长批准→财务付款并记帐。

    (二)例行开支及单项开支金额在2000元以上、1万元以下(含1万元)

    的审批程序:综合办制作“报销凭证”→秘书长审核→会长(或执行会长)批准→财务付款并记帐。

    六、费用报销管理规定

    1.原则上当月费用当月报销,不得跨月份报销。

    2.对所有报销内容,相关人员必须就其真实性、合理性及必要性进行审核。

    3、各项费用支出须有合法原始凭证,并在正式票据上注明用途。必须凭合法的票据入帐,凡与本会成本、费用、资产有关的支出,均应索取合法票据。

    4 严格资金使用审批手续。财会人员对一切审批手续不全的资金使用事项,都有权且必须拒绝办理。

    5、开支后的每一笔报销单据,其经办人、审核人、批准人均应在报销单据上签字,不符合规定的会计应拒绝做帐,出纳应拒绝付款。

    七、财务人员的职责

    1、尽职尽责,秉公办事,廉洁自律,忠于职守。认真细致,及时准确,帐目要做到一笔一结,一月一报,年终做出财务报表。

    2、监督检查资金使用、费用开支及财产管理,严格审核原始凭证及帐表、单据。建立财务档案,妥善保管各种财务资料,不得遗失。 
        3、会计应确保帐目的真实性。发现帐簿记录与实物、款项不符,请求查明原因,作出处理。对记载欠准确、不完整的原始凭证予以退回,要求更正、补充。

    4、商会配备兼职会计和出纳人员各一名,分工负责。会计人员负责会计核算、编制会计报表;出纳人员负责登记会费等各种收入和其他款项的收缴,经费支出,办理银行存款和现金收付,检查票据,报告财务收支情况。

    5、出纳员不得兼管会计档案保管。为确保现金的安全,备用金不超过1000元。

    八、财务公开和监督

    1、财务管理实行公开、透明、规范的原则。 

    2、每年须进行财务审计一次,由常务理事会委派一名常务理事和指定一名外部监督员(非会员)进行联合审计。

    3、经审计后的每季财务状况,在商会的网站上公布,接受会员监督;召开常务理事会时,由秘书长汇报最新的财务收支情况,接受常务理事会的监督。

    4、每年度商会的年终财务报告应报会员大会审议通过并张榜公布,接受广大会员的监督审查。

    九、其它

    1、本制度自商会成立大会之日起生效。

    2、本制度的解释权属于本商会秘书处。